Efektívna správa registratúry je kľúčová pre prehľadnú organizáciu dokumentov, rýchly prístup k informáciám, dodržanie legislatívnych požiadaviek a ochranu citlivých údajov.
Správne nastavený systém správy registratúry vám umožní lepšiu kontrolu nad dokumentmi a efektívne spravovanie firemných záznamov. Tu je postup, ako na to:
1. Určte kategóriu pôvodcu registratúry
Zaradenie do príslušnej kategórie určuje rozsah povinností pri správe registratúry. Ministerstvo vnútra SR rozdeľuje pôvodcov registratúry do troch kategórií:
- kategória: Orgány verejnej správy a nimi zriadené právnické osoby.
- kategória: Ostatní pôvodcovia, z činnosti ktorých vznikajú dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou.
- kategória: Pôvodcovia, z činnosti ktorých nevznikajú dokumenty s trvalou dokumentárnou hodnotou.
Viac informácií: Pre podrobnosti o kategorizácii si prečítajte článok Kategorizácia spoločností a jej vplyv na povinnosti v správe dokumentov.
2. Vytvorte registratúrny poriadok
Registratúrny poriadok je základný dokument pre správu registratúry. Stanovuje, ako sa budú všetky záznamy vo firme evidovať, spracovávať a uchovávať. Tento dokument je nevyhnutný pre zabezpečenie správnej organizácie toku dokumentov.
Viac informácií: Pre podrobnosti o tom, čo má obsahovať registratúrny poriadok, si prečítajte Registratúrny poriadok: Základ efektívneho riadenia dokumentov vo verejnom aj súkromnom sektore.
3. Vypracujte registratúrny plán
Registratúrny plán definuje kategórie záznamov vo firme a určuje dokumentom lehotu uloženia (uchovávania).
Rozdeľuje dokumenty do prehľadných skupín podľa typu (napr. účtovné doklady, personálna dokumentácia, projektové záznamy), čím zjednodušuje ich evidenciu a správu.
Viac informácií: O tom, ako správne vytvoriť registratúrny plán, sa dozviete v Registratúrny plán: Čo to je, kto ho musí mať a ako ho vytvoriť?
4. Zaveďte registratúrny denník
Registratúrny denník je miesto, kde evidujete každý prijatý a odoslaný dokument.
Tento prehľadný systém umožňuje sledovať pohyb každého dokumentu. Povinnosť evidovať záznamy má podľa zákona každá právnická osoba.
5. Vytvorte zoznam dokumentov
Štandardnou súčasťou spracovania záznamov je vypracovanie protokolov – zoznamy uloženej registratúry.
V protokole je evidovaný každý šanón, zväzok, zakladač, obal a pod., označený poradovým číslom spolu s prideleným jedinečným identifikátorom,
Eviduje sa aj niekoľko ďalších informácií, napr. vecný popis, skartačný znak, rok vzniku záznamu, rok plánovanej skartácie, odovzdávajúca osoba, útvar a dátum odovzdania, oddelenie, a iné.
6. Nastavte bezpečné postupy pre uchovávanie dokumentov
Vypracujte systém pre bezpečné uloženie fyzických aj elektronických dokumentov.
Dbajte na to, aby každý dokument bol správne uložený a dostupný len pre oprávnené osoby.
Externá správa registratúry, ako ju ponúkame v F.M. Servis, môže byť ideálnym riešením pre bezpečné uchovávanie vašich dát.
7. Zaveďte skartáciu dokumentov
Skartáciou neaktuálnych dokumentov šetríte priestor a zabezpečujete prehľadnosť registratúry.
Dôležité je, aby sa dokumenty skartovali až po uplynutí stanovenej lehoty uchovávania, ktorá je definovaná legislatívnymi normami alebo internými predpismi organizácie.
Niektoré dokumenty, najmä tie s historickou alebo trvalou právnou hodnotou, nemôžu byť skartované nikdy a musia byť uložené na dlhodobú archiváciu.
Viac informácií: O správnych postupoch pri skartácii sa dozviete v Skartácia dokumentov: Bezpečné a efektívne riešenie pre správu registratúry.
8. Implementujte pravidelné kontroly a školenia
Pravidelné kontroly a školenia zamestnancov sú dôležité pre zabezpečenie dodržiavania pravidiel správy záznamov a ochrany údajov. Zamestnanci by mali rozumieť dôležitosti správneho vedenia registratúry a poznať aktuálne pravidlá a postupy.
Dodržiavanie týchto krokov vám pomôže vybudovať efektívny systém vedenia registratúry, ktorý zvýši prehľadnosť vo firme, zabezpečí súlad s legislatívou a ochráni citlivé údaje. S našimi službami v F.M. Servis vám radi pomôžeme nastaviť a spravovať dokumenty, aby ste sa mohli sústrediť na svoj hlavný biznis.
