Bez ohľadu na veľkosť firmy či oblasť pôsobenia, každá spoločnosť musí uchovávať svoje dokumenty v súlade s legislatívnymi požiadavkami a zabezpečiť ich dlhodobú ochranu. Správne archivovanie dokumentov prispieva k udržiavaniu poriadku, ochrane dôležitých informácií a plneniu zákonných povinností.
Dlhodobá archivácia dokumentov prináša niekoľko kľúčových výhod:
Uchovávanie dokumentov, ako sú účtovné záznamy, personálna dokumentácia alebo zmluvy, je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností.
Archivácia zabezpečuje, že dokumenty zostanú dostupné aj v prípade neočakávaných udalostí, ako sú požiare, záplavy alebo technické problémy.
Systematické uloženie umožňuje rýchle vyhľadávanie dokumentov podľa potreby.
Efektívnym nástrojom pre firmy na zodpovedanie tejto otázky je registratúrny plán, ktorý definuje lehoty uloženia rôznych typov dokumentov.
Tento plán vám pomôže zabezpečiť, aby ste neuchovávali dokumenty dlhšie, než je potrebné, ale zároveň aby ste nezničili dôležité záznamy predčasne.
Tiež je užitočné spolupracovať s odborníkmi na spracovanie a správu dokumentov, ktorí vám pomôžu s archiváciou a skartáciou v súlade s platnou legislatívou.
V F.M. Servis ponúkame komplexné riešenia pre dlhodobé uloženie dokumentov:
Outsourcing archivácie je vhodný v prípadoch, keď:
V F.M. Servis poskytujeme služby profesionálnej archivácie dokumentov na mieru. Naše riešenia zahŕňajú bezpečné uloženie, elektronickú evidenciu a možnosť rýchleho prístupu k vašim záznamom. Kontaktujte nás a uľahčite si správu archívov s pomocou odborníkov!
V našej ponuke máme vlastné krabice na archiváciu dokumentov – voľne uložených alebo uložených v šanónoch/zakladačoch. Archivačné krabice sú prispôsobené na archiváciu a prepravu registratúrnych záznamov. Vyrobené sú z tvrdej lepenky craft a v prípade potreby je možné ich zaplombovať.
Zistite, ako vám môžeme pomôcť zabezpečiť vaše dokumenty na dlhé roky. F.M. Servis je vaším partnerom pre bezpečnú a efektívnu archiváciu.
Získajte odpovede na najčastejšie otázky
Outsourcingom správy registratúry znížite náklady na zabezpečenie vhodného priestoru na uloženie registratúry, ako aj náklady na preškolenie zamestnancov v oblasti správy registratúry.
V neposlednom rade sa zamestnanci môžu plne sústrediť na svoju náplň v práci, ktorá súvisí s hlavným predmetom podnikania spoločnosti.
Áno môže, zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov upravuje v paragrafe 31 Správne delikty v oblasti správy registratúry.
Sankcie za nedodržiavanie tohto zákona u pôvodcu sú v rozsahu od 1659,00 EUR do 33.193, 00 EUR.
Áno, táto povinnosť vyplýva hlavne zo zákona č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
Ďalšími zákonmi, ktoré túto problematiku upravujú, je napríklad zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z.z. o DPH, atď.
