Archivácia dokumentov

Archivácia dokumentov nie je len dobrá prax, ale povinnosť, ktorá sa vzťahuje na všetky organizácie

Bez ohľadu na veľkosť firmy či oblasť pôsobenia, každá spoločnosť musí uchovávať svoje dokumenty v súlade s legislatívnymi požiadavkami a zabezpečiť ich dlhodobú ochranu. Správne archivovanie dokumentov prispieva k udržiavaniu poriadku, ochrane dôležitých informácií a plneniu zákonných povinností.

Zistiť viac

Prečo je archivácia dokumentov dôležitá?

Dlhodobá archivácia dokumentov prináša niekoľko kľúčových výhod:

Súlad s legislatívou

Uchovávanie dokumentov, ako sú účtovné záznamy, personálna dokumentácia alebo zmluvy, je nevyhnutné na splnenie zákonných povinností.

Ochrana pred stratou

Archivácia zabezpečuje, že dokumenty zostanú dostupné aj v prípade neočakávaných udalostí, ako sú požiare, záplavy alebo technické problémy.

Jednoduchý prístup k informáciám

Systematické uloženie umožňuje rýchle vyhľadávanie dokumentov podľa potreby.

Archivácia dokumentov

Ako dlho je potrebné archivovať dokumenty?

Efektívnym nástrojom pre firmy na zodpovedanie tejto otázky je registratúrny plán, ktorý definuje lehoty uloženia rôznych typov dokumentov.

Tento plán vám pomôže zabezpečiť, aby ste neuchovávali dokumenty dlhšie, než je potrebné, ale zároveň aby ste nezničili dôležité záznamy predčasne.

Tiež je užitočné spolupracovať s odborníkmi na spracovanie a správu dokumentov, ktorí vám pomôžu s archiváciou a skartáciou v súlade s platnou legislatívou.

Príklady dokumentov a ich lehoty uloženia

Účtovné doklady

Uchovávať minimálne 10 rokov, čo je obdobie vyžadované zákonom na účely daňovej kontroly (napríklad faktúry).

Projekty a plány

Dokumenty týkajúce sa strategických projektov alebo plánov môžu byť uchovávané 10 až 15 rokov v závislosti od ich významu pre firmu, niektoré sa nemôžu skartovať nikdy.

Pracovné zmluvy a personálna dokumentácia

Zamestnanecké zmluvy a dokumenty týkajúce sa pracovného pomeru je potrebné archivovať 70 rokov od dátumu narodenia zamestnanca.

Mzdové listy

Uchovávať minimálne 50 rokov od vzniku dokumentu, keďže sú dôležité pre dôchodkové nároky zamestnancov.
Zobraziť dokumenty so znakom hodnoty A

Ako správne archivovať dokumenty?

Každá organizácia musí zabezpečiť vhodné podmienky na archiváciu:
  • Vhodné priestory: Dokumenty by mali byť uložené na miestach s kontrolovanou teplotou a vlhkosťou, aby sa predišlo ich poškodeniu. Priestory by mali byť zároveň zabezpečené pred neoprávneným prístupom.
  • Evidencia dokumentov: Každý dokument musí byť presne zaevidovaný a označený, aby sa zabezpečila jeho ľahká dostupnosť a identifikácia.
  • Pravidelná údržba a kontrola: Archívne priestory a samotné dokumenty by mali byť pravidelne kontrolované, aby sa zabezpečila ich neporušenosť a čitateľnosť.

Naše služby archivácie dokumentov

V F.M. Servis ponúkame komplexné riešenia pre dlhodobé uloženie dokumentov:

Súlad s legislatívou FM Servis

Súlad s legislatívou

Naše procesy a priestory sú navrhnuté tak, aby spĺňali všetky právne normy.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Prístup na požiadanie FM Servivs

Prístup na požiadanie

Poskytujeme možnosť doručenia fyzických alebo digitálnych kópií podľa vašich potrieb.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Presná evidencia FM Servis

Presná evidencia

Všetky dokumenty sú zaevidované v digitálnom systéme, ktorý umožňuje rýchle a jednoduché vyhľadávanie.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Bezpečné a moderné priestory FM Servis

Bezpečné a moderné priestory

Naše archívy sú vybavené systémami na kontrolu vlhkosti, teploty a bezpečnosti.

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.

Kedy zvážiť outsourcing archivácie?

Outsourcing archivácie je vhodný v prípadoch, keď:

  • Veľký objem dokumentov: Pri veľkom množstve záznamov je externá archivácia často efektívnejšia a ekonomickejšia.
  • Chýbajúce kapacity: Menšie firmy často nemajú vlastné priestory ani personál na správu archívov.
  • Potrebujete profesionálne riešenia: Externé firmy ponúkajú špecializované technológie a skúsenosti na efektívnu archiváciu.
  • Legislatívne požiadavky: Pri práci s citlivými alebo dlhodobo uchovávanými dokumentmi je dôležité zabezpečiť súlad s platnými zákonmi.

V F.M. Servis poskytujeme služby profesionálnej archivácie dokumentov na mieru. Naše riešenia zahŕňajú bezpečné uloženie, elektronickú evidenciu a možnosť rýchleho prístupu k vašim záznamom. Kontaktujte nás a uľahčite si správu archívov s pomocou odborníkov!

Vyplniť formulár

Archivačné krabice

V našej ponuke máme vlastné krabice na archiváciu dokumentov – voľne uložených alebo uložených v šanónoch/zakladačoch. Archivačné krabice sú prispôsobené na archiváciu a prepravu registratúrnych záznamov. Vyrobené sú z tvrdej lepenky craft a v prípade potreby je možné ich zaplombovať.

Kartónový skartačný box FM 04

Kartónový skartačný box FM 04

Kartónový – možnosť zabezpečenia
Materiál: kartón
Rozmer: 450x450x810 mm
Objem: 160 dm³
Hlinkový skartačný kontajner FM 04

Hlinkový skartačný kontajner FM 04

Hliníkový – uzamykateľný
Materiál: hliník
Rozmer: 450x550x990 mm
Objem: 240 dm³

Archivačná krabica FM 06

Krabica je vhodná na uloženie dokumentov formátu A4 alebo 4 originálnych šanónov/zakladačov štandardnej hrúbky 8 cm. Škatuľu je možné zaplombovať.
Materiál: tvrdená lepenka craft
Rozmer: 350x310x250 mm
Objem: 28 dm³
Nosnosť: 12 kg
Archivačná krabica FM 03

Archivačná krabica FM 03

Škatuľa je navrhnutá na efektívne uloženie dokumentov alebo spisov formátu A4 alebo A5 (kartotékový systém). Krabicu je možné zaplombovať.
Materiál: tvrdená lepenka craft
Rozmer: 350x240x190 mm
Objem: 17 dm³
Nosnosť: 7 kg
Archivačná krabica FM 02 - FM servis

Archivačná krabica FM 02

Krabica je navrhnutá ako alternatíva na uloženie dokumentov v šanónoch, t.j. slúži na úschovu obsahu 1 šanóna. Krabicu je možné zaplombovať.
Materiál: tvrdená lepenka craft
Rozmer: 320x240x80 mm
Objem: 8 dm³
Nosnosť: 2.5 kg
Archivačná krabica FM 01 - FM servis

Archivačná krabica FM 01

Krabica je vhodná na uloženie dokumentov v originálnych šanónoch alebo zakladačoch. Slúži na úschovu 5 šanónov/zakladačov štandardnej hrúbky 8 cm. Krabicu je možné zaplombovať.
Materiál: tvrdená lepenka craft
Rozmer: 310x450x330 mm
Objem: 8 dm³
Nosnosť: 2.5 kg

Kontakujte nás

Zistite, ako vám môžeme pomôcť zabezpečiť vaše dokumenty na dlhé roky. F.M. Servis je vaším partnerom pre bezpečnú a efektívnu archiváciu.

Kontaktný formulár

Odoslaním formuláru súhlasíte so spracovaním osobných údajov. Spoločnosť F.M. Servis spracováva vaše osobné údaje iba za účelom vášho kontaktovania. Vaše údaje nebudú ďalej poskytnuté žiadnym tretím osobám.

4 centrá na Slovensku a v Česku

95 km² kapacita skladových centier

Viac ako 120 spokojných klientov

Vyše 20 rokov skúseností

Certifikáty a smernice

  • Požiarny projekt v súlade s legislatívou platnou v SR
  • Bezpečnostná dokumentácia v rozsahu Všeobecného nariadenia o ochrane údajov č. 2016/679 (GDPR)
  • Plán kontinuity podnikania spracovaný podľa britského štandardu BS 25999
  • Smernica integrovaného systému riadenia kvality v zhode s ISO 9001:2015
  • Smernica informačnej bezpečnosti v zhode s ISO 27001:2022
  • Certifikát Dun & Bradstreed - Hodnotenie najvyššej dôveryhodnosti AAA
Certifikát Správa registratúry - FM Servis ISO certifikát 2022_2025 FM servis

Certifikát správa registratúry – F.M. Servis ISO certifikát

Certifikát Potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti - FM Servis

Certifikát – potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti – F.M. Servis

Zabezpečenie stredísk F.M. Servis

Zabezpečenie priestorov proti krádeži zamrežovaním

Stacionárne práškové hasiace prístroje a hydranty

Naše registratúrne centrá majú vybudovaný poplachový systém na hlásenie narušenia EZS (PSN)

Mesačne, štvrťročne a ročne sa vykonáva prevádzková kontrola funkčnosti EPS certifikovanou externou spoločnosťou

Kontrolovaný vstup zamestnancov do priestorov F. M. Servis cez systém čipových kariet

Jedenkrát za 24 hodín a 365 dní v roku sa realizuje testovanie funkčnosti procesov EZS (PSN)

Jedenkrát za 24 hodín a 365 dní v roku sa realizuje testovanie funkčnosti procesov EPS

Elektropožiarný systém EPS

24-hodinové napojenie EPS na pult centrálnej ochrany SBS

24-hodinové interiérové a exteriérové monitorovanie priestorov a okolia digitálnym systémom CCTV s napojením na pult centrálnej ochrany SBS

Vedenie našej spoločnosti vyhlasuje politiku integrovaného systému

Často kladené otázky - archivácia

Strážené sklady s kontrolovaným vstupom, CCTV, EPS/EZS, regulované podmienky uloženia a poistné
krytie. Evidenciu a lokalizáciu vedieme v databáze.

Štandard máme v zmluve nastavený na nasledujúci pracovný deň (SLA). Urgentné požiadavky
vybavujeme do 4 hodín v pracovnom čase. Ponúkame aj scan-on-demand – sken pošleme e-mailom
alebo cez zabezpečené úložisko.

Áno—poskytujeme online prehľad/klientsky prístup alebo zdieľanú databázu s vyhľadávaním podľa
spisovej značky, vecnej skupiny či lokalizácie.