Kategorizácia spoločností je kľúčovým prvkom správy dokumentov v každej organizácii.
Určuje povinnosti týkajúce sa vypracovania a dodržiavania registratúrnych plánov a poriadkov, povinnosti pri vyraďovaní dokumentov, čím zaisťuje, že spoločnosti dodržiavajú všetky zákonné normy a štandardy pre správu dokumentov.
Spoločnosti sa rozdeľujú do 3 kategórií na základe ich povinností a typu činnosti, ktorú vykonávajú:
Spoločnosti I. kategórie
Patria sem štátne inštitúcie a verejnoprávne subjekty, ktoré majú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán. Táto kategória zabezpečuje, že dôležité dokumenty sú správne uchovávané a riadne spravované, aby bola zabezpečená ich integrita a dostupnosť. Dokumenty môžu vyraďovať (skartovať) len so súhlasom Ministerstva vnútra SR.
Spoločnosti II. kategórie
Sem patria organizácie, ktoré nie sú zahrnuté v I. kategórii, no majú povinnosť vypracovať aspoň registratúrny plán. Tieto organizácie musia zabezpečiť, aby ich dokumenty boli riadne evidované a aby bola zabezpečená ich ochrana a archivácia. Dokumenty môžu vyraďovať (skartovať) len so súhlasom Ministerstva vnútra SR.
Spoločnosti III. kategórie
Malé subjekty, ktoré nemajú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán, no musia sa riadiť základnými podmienkami pre správu dokumentov. Tieto povinnosti pomáhajú zabezpečiť, že aj malé organizácie majú základný systém na evidenciu a ochranu svojich dokumentov.
Správne zaradenie spoločností do jednotlivých kategórií teda určuje, aké povinnosti má organizácia pri správe svojich záznamov.
Kategóriu pôvodcu registratúrnych záznamov (dokumentov) určuje Ministerstvo vnútra SR, konkrétne príslušný štátny archív.
Ak potrebujete pomoc pri procese žiadosti o kategorizáciu, v F.M. Servis vás radi zastúpime a zabezpečíme kompletnú komunikáciu s príslušnými úradmi. Naši odborníci sa postarajú o všetky kroky, aby proces prebehol plynulo a v súlade s predpismi.
