Registratúrny plán je dokument, ktorý obsahuje zoznam všetkých druhov záznamov, ktoré organizácia vytvára alebo prijíma, spolu s určením ich lehoty uloženia a hodnoty.
Dokumenty sú v registratúrnom pláne zaradené do rôznych kategórií na základe ich obsahu a účelu. Tento plán tiež stanovuje pravidlá pre skartáciu dokumentov po uplynutí lehoty uloženia alebo pre ich archivovanie, ak majú trvalú dokumentárnu hodnotu.
Registratúrny plán musí byť vypracovaný v súlade s platnou legislatívou a normami pre správu registratúry. Na Slovensku sa registratúrny plán riadi predpismi, ktoré upravujú archívnictvo a správu dokumentov vo verejnom aj súkromnom sektore.
Mohlo by vás zaujímať: Registratúrny poriadok – základ efektívneho riadenia dokumentov.
Hlavné zložky registratúrneho plánu
Registratúrny plán obsahuje niekoľko dôležitých informácií, ktoré sú nevyhnutné pre efektívnu správu dokumentov:
- Typy dokumentov – Každý dokument je zaradený do konkrétnej kategórie na základe jeho účelu a obsahu, čo pomáha pri rozhodovaní o jeho uchovávaní, archivácii alebo skartácii.
- Lehota uloženia – Registratúrny plán určuje, ako dlho sa jednotlivé typy dokumentov musia uchovávať, o sa líši podľa typu dokumentu a jeho hodnoty.
- Znak hodnoty – Označenie, či dokument má administratívnu, právnu alebo historickú hodnotu, čo určuje, či sa má archivovať alebo skartovať.
- Spôsob uloženia a ochrany dokumentov – Registratúrny plán špecifikuje, kde a ako sa jednotlivé dokumenty ukladajú, či už elektronicky alebo v papierovej forme. Dokumenty musia byť uložené v bezpečných podmienkach, aby sa minimalizovalo riziko ich poškodenia alebo straty.
- Evidencia a skartácia – Registratúrny plán určuje postupy pre evidenciu a správu dokumentov a skartáciu (vyraďovanie) registratúrnych záznamov. Dokumenty, ktoré majú trvalú hodnotu, sú archivované a odovzdávané do štátnych alebo špecializovaných archívov. Ostatné dokumenty, ktoré už nie sú potrebné, sú po uplynutí lehoty uloženia skartované.
- Kontinuita a aktualizácia – Registratúrny plán by mal zabezpečovať kontinuálnu starostlivosť o dokumenty počas ich životného cyklu, od ich vzniku až po likvidáciu. Je dôležité ho pravidelne aktualizovať, aby odrážal aktuálne potreby organizácie a legislatívne zmeny.
Kto musí mať registratúrny plán?
Povinnosť vypracovať registratúrny plán sa vzťahuje na organizácie zaradené do kategórie 1 a kategórie 2 pôvodcov registratúry.
Aj keď niektoré menšie firmy nie sú povinné mať registratúrny plán, je odporúčané ho zaviesť, aby sa zabezpečil poriadok v správe dokumentov a prehľadnosť.
Ako vytvoriť registratúrny plán?
Registratúrny plán by mal byť praktický a zároveň v súlade s legislatívou, aby zabezpečoval efektívnu správu dokumentov počas ich celého životného cyklu. Vypracovanie registratúrneho plánu vyžaduje detailné poznanie legislatívnych požiadaviek a potrieb organizácie.
V F.M. Servis sa špecializujeme na tvorbu a implementáciu registratúrnych plánov, ktoré sú prispôsobené potrebám vašej organizácie. Spoľahnite sa na nás a uľahčite si správu vašej registratúry.
