Registratúrny poriadok, často nazývaný aj smernica o správe registratúry, je základný a komplexný dokument, ktorý vytvára pevný rámec pre správu všetkých záznamov a dokumentov v organizácii. Okrem základných pravidiel pre príjem, uchovávanie a likvidáciu dokumentov určuje aj konkrétne povinnosti zamestnancov a zabezpečuje, že organizácia dodržiava právne požiadavky na ochranu informácií.
Kľúčové zložky registratúrneho poriadku
- Registratúrny poriadok sa skladá z niekoľkých kľúčových častí, ktoré sa venujú rôznym aspektom správy dokumentov:
- Pravidlá prijímania a evidencie – Určuje, ako sa každý dokument prijíma, eviduje, označuje a triedi podľa kategórií v registratúrnom pláne.
- Uchovávanie a ochrana dokumentov – Definuje, ako sa dokumenty bezpečne ukladajú, či už fyzicky alebo elektronicky, a ako sú chránené pred neoprávneným prístupom.
- Vyradenie a archivácia – Popisuje postupy pri skartácii dokumentov po uplynutí lehoty uchovávania a pravidlá pre odovzdanie záznamov s historickou hodnotou do archívu.
- Zodpovednosti zamestnancov – Určuje, kto je zodpovedný za jednotlivé úkony v rámci správy registratúry, čím zabezpečuje jasné a efektívne riadenie dokumentov v rámci organizácie.
Mohlo by vás zaujímať: Registratúrny plán – čo obsahuje a kto ho musí mať?
Povinnosti organizácií podľa kategórie pôvodcu
- Povinnosť vypracovať registratúrny poriadok sa vzťahuje najmä na organizácie zaradené do kategórie 1, ako sú:
- štátne inštitúcie a verejnoprávne subjekty (napríklad ministerstvá, úrady, vládne agentúry, školy a zdravotnícke zariadenia)
- iné organizácie s významným prínosom pre štát a spoločnosť
Okrem toho, že registratúrny poriadok zaručuje súlad s legislatívnymi požiadavkami, tieto organizácie musia pred skartáciou dokumentov získať súhlas Ministerstva vnútra SR, ktoré prostredníctvom Štátneho archívu posudzuje, či majú dokumenty trvalú dokumentárnu hodnotu.
Výhody správne nastaveného registratúrneho poriadku
Registratúrny poriadok poskytuje firmám a organizáciám jasný rámec, ktorý zabezpečuje:
- Jednotnosť v práci s dokumentmi – Každý dokument sa spracováva podľa rovnakých pravidiel, čo zjednodušuje správu záznamov a znižuje riziko chýb.
- Právnu ochranu a súlad – Pomáha zabezpečiť, že organizácia dodržiava všetky požiadavky zákona o archívoch a registratúrach.
- Lepší prehľad a kontrolu – Vďaka pravidelne aktualizovaným postupom umožňuje registratúrny poriadok jednoduchšie vyhľadávanie, kontrolu a evidenciu dokumentov v rámci celej organizácie.
- Efektivitu v riadení času a procesov – Automatizácia a štandardizácia procesov v správe registratúry skracuje čas potrebný na prácu s dokumentmi a uľahčuje rozhodovanie o ich spracovaní, archivácii či skartácii.
Registratúrny poriadok tak zaisťuje, že organizácia pracuje s dokumentmi efektívne a bezpečne.
S našimi službami v F.M. Servis vám vieme pomôcť vypracovať registratúrny poriadok, ktorý zodpovedá právnym normám a najlepším praktickým postupom pre efektívnu správu registratúry.
