Faktúry, účtovné knihy, inventúrne súpisy či účtovné závierky nemožno po skončení účtovného obdobia jednoducho odložiť do skladu a zabudnúť na ne.
Zabezpečenie celého životného cyklu registratúry.
Profesionálna správa a evidencia dokumentov.
Doručenie prostredníctvom scan-on-demand.
Kancelárie nemusíte využívať ako sklad účtovných dokumentov.
Účtovná závierka, výročná správa, účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy či účtový rozvrh sa uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
To znamená, že napríklad účtovné doklady vzťahujúce sa k roku 2025 sa štandardne uchovávajú do konca roka 2035.
Účtovná jednotka musí zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie pred stratou, odcudzením, zničením alebo poškodením. Pri daňovej kontrole, audite alebo internej požiadavke zároveň potrebujete konkrétny dokument rýchlo identifikovať a sprístupniť.
Desať ročníkov účtovníctva môže predstavovať desiatky až stovky šanónov a archívnych škatúľ. Kancelárske priestory spravidla nie sú ekonomicky ani technicky optimálnym miestom na dlhodobé uloženie registratúry. Priestor, za ktorý firma platí ako za kanceláriu, nemusí slúžiť ako sklad dokumentov.
Uplynutie lehoty uloženia ešte automaticky neznamená, že dokumentáciu možno jednoducho vyhodiť alebo zničiť. Registratúrne záznamy sa vyraďujú v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Pri vyraďovacom konaní sa posudzuje aj ich dokumentárna hodnota a následne sa určuje ďalší postup.
Registratúru prevezmeme priamo vo vašej spoločnosti, bezpečne ju prepravíme do nášho registratúrneho strediska a spracujeme podľa dohodnutej úrovne evidencie.
Jednotlivým ukladacím jednotkám pridelíme identifikačné údaje tak, aby bolo možné určiť ich obsah, lehotu uloženia a fyzickú lokalizáciu.
Výsledkom nie je iba sklad škatúľ, ale organizovaný a dohľadateľný systém dokumentov.
Účtovné doklady sú uložené v profesionálnych registratúrnych priestoroch s kontrolovaným vstupom a bezpečnostnými opatreniami určenými na ochranu dokumentácie pred neoprávneným prístupom, stratou alebo poškodením.
Na základe evidencie dokument vyhľadáme a podľa dohodnutého režimu zabezpečíme:
fyzické doručenie dokumentu,
alebo elektronickú kópiu prostredníctvom služby scan-on-demand.
Štandardné aj urgentné požiadavky sa vybavujú podľa SLA dohodnutého s klientom.
Sledujeme lehoty uloženia jednotlivých vecných skupín registratúrnych záznamov.
Po ich uplynutí vieme pripraviť a zabezpečiť vyraďovacie konanie v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Dokumentáciu určenú na zničenie následne bezpečne skartujeme a klientovi poskytneme príslušný doklad o vykonanej skartácii.
So spoločnosťou F.M. Servis spolupracujeme už dlhé roky. Vzhľadom na skutočnosť, že naša firemná registratúra je rozsiahla oceňujeme na našej spolupráci hlavne to, že o jej uloženie, ochranu, priebežné každoročné vyraďovanie sa nemusíme starať sami a plne sa spoliehame na nášho dlhoročného partnera F.M. Servis.
Naša spoločnosť nepatri medzi personálne veľké spoločnosti a z toho dôvodu sú služby F.M. Servis pre nás neoceniteľné nakoľko naši zamestnanci sa plne sústredia len na náš hlavný business a od podporných administratívnych služieb sme úplne odbremení.
F.M. Servis zabezpečí prevzatie, spracovanie, evidenciu, bezpečné uloženie, vyhľadávanie, digitalizáciu dokumentov aj následné vyradenie vašej registratúry.
Pre hlavné skupiny účtovnej dokumentácie stanovuje zákon o účtovníctve dobu uchovávania 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa dokumentácia týka.
Pri niektorých druhoch dokumentácie však môžu platiť osobitné pravidlá, preto je potrebné posudzovať konkrétny druh záznamu.
Zákon o účtovníctve umožňuje pracovať s účtovnými záznamami v listinnej aj elektronickej podobe.
Pri transformácii a elektronickom uchovávaní však musia byť splnené zákonné požiadavky na účtovný záznam, jeho preukázateľnosť a čitateľnosť.
F.M. Servis zabezpečuje aj profesionálnu digitalizáciu dokumentácie vrátane indexácie a OCR.
Nie vždy.
Účtovné dokumenty sú zároveň registratúrnymi záznamami a pri ich vyradení je potrebné rešpektovať pravidlá zákona o archívoch a registratúrach a príslušný registratúrny plán.
F.M. Servis vie zabezpečiť celý proces od identifikácie dokumentácie po lehote uloženia cez vyraďovacie konanie až po bezpečnú skartáciu.
Dokument vyhľadáme podľa evidencie a podľa požadovaného režimu zabezpečíme jeho fyzické doručenie alebo elektronickú kópiu.
Konkrétne reakčné časy sú stanovené podľa zmluvného SLA klienta.
Cena závisí najmä od množstva dokumentácie, úrovne jej spracovania, počtu ukladacích jednotiek a požadovaného rozsahu služieb.
Na základe množstva registratúry pripravíme individuálnu cenovú ponuku bez zbytočných služieb, ktoré klient nepotrebuje.
